À l’occasion de leur première réunion, les nouvelles instances de dialogue social élues (comités sociaux territoriaux, commissions administratives paritaires, commissions consultatives paritaires) doivent adopter un règlement intérieur. Ce document est destiné à organiser la vie et les conditions d’exécution du travail. Il fixe les règles de fonctionnement interne. Il est important de prévoir en particulier dans sa rédaction les modalités de participation et ce qu’il faudra faire en cas de vacance d’un siège avant l’expiration du mandat.
Fréquence et modalités de participation des représentants syndicaux
Les instances de dialogue social tiennent au moins deux réunions par an sur convocation de leur Président, qui est obligatoirement un élu local. Les représentants du personnel, titulaires ou suppléants et les experts appelés à prendre part aux séances bénéficient d’une autorisation d’absence pour participer aux réunions sur simple présentation de leur convocation, tenant compte également des délais de route, de la durée de la préparation des réunions et du temps nécessaire au compte-rendu des travaux.
Les agents, qui participent aux réunions pendant leurs jours de congés, ne peuvent ni bénéficier d’autorisations d’absence, ni prétendre à une compensation en temps de travail, dès lors qu’ils n’ont pas à solliciter de telles autorisations. Lorsque l’agent, membre de l’instance se trouve en congé de maladie ordinaire à la date d’une séance, il doit être convoqué mais ne pourra y participer que s’il a été préalablement autorisé par son médecin traitant.
Seuls les représentants du personnel suppléants appelés à remplacer des titulaires défaillants peuvent bénéficier du remboursement des frais de déplacement d’autorisations d’absence. Si le suppléant ne siège pas avec voix délibérative, il n’est donc pas remboursé desdits frais. Il est recommandé d’établir un calendrier prévisionnel des réunions ordinaires. Il faut informer les suppléants en même temps que les titulaires et pouvoir leur transmettre les documents nécessaires à la réunion. Pour faciliter la rédaction des procès-verbaux de séance, il peut être envisagé d’enregistrer la réunion, mais cela devra obligatoirement être prévu par le règlement intérieur.
L’autorité territoriale doit procéder à la désignation d’un nouveau représentant en cas de vacance d’un siège
La durée du mandat est de quatre ans pour le collège des représentants du personnel. La durée du mandat du collège des représentants de la collectivité ou de l’établissement public est de six ans. Il peut toutefois arriver qu’un siège devienne vacant avant la fin du mandat ; cette possibilité doit être prévue par le règlement intérieur. Ainsi en cas de vacance pour quelque cause que ce soit d’un siège d’un représentant titulaire ou suppléant de la collectivité ou de l’établissement, l’autorité investie du pouvoir de nomination procède à la désignation d’un nouveau représentant pour la durée du mandat en cours. En cas de vacance du siège d’un représentant titulaire du personnel, le siège est attribué à un représentant suppléant de la même liste ou en cas de vacance d’un siège d’un représentant suppléant du personnel, au 1er candidat non élu de la même liste.
Lorsque la liste des candidats ne comporte plus aucun nom, l’organisation syndicale désigne son représentant, pour la durée du mandat restant à courir, parmi les agents relevant du périmètre du comité social territorial (CST) éligibles au moment de la désignation. Lorsqu’un représentant du personnel des instances bénéficie d’un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement.
