Le plan de formation en pratique

Management

Dans un cadre juridique rénové – la loi du 19 février 2007 est venue réactiver l’obligation de formation en y apportant un éclairage nouveau – la démarche formative s’inscrit dans un cadre contractualisé où l’agent, l’autorité territoriale et l’organisme de formation fixent les règles liées à la réalisation du plan de formation. La formation professionnelle  » tout au long de la vie  » fait désormais de l’agent l’acteur principal de son parcours professionnel, en lui offrant une plus grande souplesse dans l’organisation de sa carrière et de son parcours professionnel.

Le plan de formation est un outil stratégique pour le développement d’une collectivité territoriale. Il constitue non seulement un élément clé pour la mise en œuvre de la réforme de la formation professionnelle mais il est également la traduction opérationnelle de la stratégie de la collectivité en processus de formation.

Pourquoi un plan de formation ?

1. Définition

L’objet d’un plan de formation est de définir les objectifs et les moyens qui permettront de valoriser les compétences et le développement de la structure. Le plan de formation constitue une mise en cohérence entre le développement personnel de l’individu et le développement de l’efficacité de l’institution. Il est aussi, plus simplement, nécessaire à l’encadrement des formations sollicitées par les agents.

En général, un plan de formation se présente sous la forme d’un document écrit précisant les objectifs généraux et spécifiques, les métiers concernés, les actions programmées (contenu, modalités, calendrier), le budget et les modalités d’évaluation. Il est défini pour une durée variable de 3 à 5 ans.
 

2. La nécessité du plan de formation

Le plan de formation est une obligation légale définie à l’article 7 de la loi n° 84-594 du 12 juillet 1984 relative à la formation des agents de la  fonction publique territoriale. C’est également un outil de gestion par la réflexion qu’il impose pour sa mise en place. Il permet d’anticiper le développement de la structure en compétence dans son environnement et donc en moyens, d’améliorer ses compétences et son efficacité, d’encadrer et contrôler les demandes de formation.
 

Un plan de formation, comment ?

Au-delà de l’obligation légale, beaucoup de collectivités s’engagent dans la rédaction d’un plan de formation comme outil de gestion prévisionnel. Beaucoup se donnent des moyens très important et disposent notamment d’un service formation. Pour la réalisation d’un plan de formation, il ne semble pas nécessaire de créer un grand chantier qui mobilisera beaucoup d’énergie avant même d’être opérationnel. Le conduire sur une courte durée (2 ans) et en tirer ainsi rapidement les premières conséquences est également source d’efficacité. Trois éléments semblent importants pour la réussite du plan : la définition des objectifs, la concertation, l’implication de l’encadrement et des agents, l’évaluation.
 

1. Définition des objectifs

Le plan de formation peut être orienté autour des objectifs suivants :

  • Approfondir les compétences des agents : concerne plus directement les souhaits propres à l’agent.
  • Permettre l’adaptation à l’évolution des compétences : c’est-à-dire anticiper la création de nouvelles compétences ou de nouveaux services.
  • Faciliter le reclassement des agents. L’objectif doit être de pouvoir donner aux agents des formations permettant de les reclasser en interne et en externe.
  • Accompagner les objectifs des services : cet axe doit être mis en parallèle avec la création de tableaux de bords destinés à faciliter la réalisation des projets.
  • Améliorer la sécurité des agents : cet axe doit être une réponse au nombre d’accident de service constaté dans une collectivité.

Il est plus efficace pour un premier plan d’une durée relativement courte de ne retenir que 3 axes prioritaires.
 

2. Concertation et implication de l’encadrement et des agents

Dans le cadre défini par les élus et la direction, il est nécessaire de concerter les agents pour recueillir les :besoins de formation et ensuite de pouvoir identifier puis planifier les sessions de formation et arrêter le budget du plan. De nombreuses méthodes de recensement existent. Dans le souci d’alléger la « procédure », il est généralement proposé de s’appuyer sur les supports existants (réunion du personnel, entretien professionnel…).
 

3. Les six phases d’un plan de formation

Le plan de formation doit satisfaire les objectifs des élus et les besoins des services qui doivent mettre en œuvre ces objectifs. Il est au service de chacun des :responsables hiérarchiques et des agents de l’institution. Six phases se distinguent et font intervenir différents acteurs :

Phase 1 : définition des orientations du plan de formation
Acteurs : Élus / Direction / Service personnel

Phase 2 : identifier et hiérarchiser les besoins de formation
Acteurs : Direction / Service personnel / Services

Phase 3 : rechercher les réponses aux besoins de formation
Acteurs : Direction / Service personnel

Phase 4 : validation des besoins, des réponses, du budget
Acteurs : Élus / Direction / Service personnel / Services

Phase 5 : rédaction du plan de formation
(besoins + réponses = programmation)
Acteurs : Direction / Service personnel

Phase 6 : construire les outils d’évaluation
Acteurs : Direction / Service personnel

 

4. Évaluer le plan de formation

Enfin, un plan de formation de courte durée (2 ans) doit au terme de chaque année, faire l’objet d’une évaluation à l’aide de supports qui devront être définis dés la création du plan. Chaque formation elle-même devra également faire l’objet d’une évaluation par l’agent et le chef de service tant sur la qualité de la formation elle-même que sur le « retour » de cette formation pour l’agent et la collectivité. La phase d’évaluation du plan et des formations est indispensable à son bon déroulement et permettra d’améliorer les difficultés soulevées ou de mesurer les bienfaits du plan de formation.

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