Bien entendu, ces échanges préalables ne doivent ni restreindre la concurrence, ni conduire à une violation des grands principes de la commande publique. Pour aider les acheteurs dans la mise en œuvre de la pratique dite du sourcing, la direction des achats de l’État, en charge de définir la politique mutualisée des achats de l’État, a mis en ligne un guide opérationnel dans l’optique de sécuriser et de conforter les acheteurs dans cette démarche.

Les enjeux et acteurs du sourcing

Pour un projet d’achat, en amont d’une consultation, la connaissance du marché fournisseur permet de mieux définir le besoin et d’adapter en conséquence la stratégie d’achat. Dans ce cadre, le sourcing permet à l’acheteur de sensibiliser les opérateurs économiques à ses exigences (communiquer sur le besoin ou « vendre le besoin »), de répondre à chacun de ces objectifs, et de faire connaitre leur potentiel. Il s’agit notamment, pour le pouvoir adjudicateur, d’identifier les acteurs du marché fournisseur, dont les nouveaux entrants, d’évaluer la capacité des fournisseurs à répondre aux besoins ou encore d’identifier les facteurs de coûts et le modèle économique des fournisseurs. Pour les entreprises, c’est également l’occasion de se faire connaître et de valoriser leur savoir-faire.

En interne, il appartient de créer un binôme acheteur / prescripteur qui est un facteur clé de la réussite du sourcing. À ce titre, il appartient à l’acheteur de proposer aux prescripteurs un panel de fournisseurs ainsi qu’un questionnaire à valider, et de mieux cadrer les futurs échanges grâce à leur expertise technique.

Organiser les échanges avec les fournisseurs et exploiter les résultats

En fonction de la complexité du projet d’achat et de son volume financier, l’acheteur organise une série d’entretiens en présentiel avec le panel de fournisseurs identifiés ou réalise ces entretiens par téléphone ou par courriel. Le guide préconise d’’inviter les fournisseurs par un courriel envoyé au moins deux à trois semaines avant la date fixée. La traçabilité des échanges est assurée par l’établissement d’un compte-rendu écrit.

Les échanges visent à comprendre comment fonctionne le marché fournisseur et à identifier les spécifications techniques qui constituent des contraintes pour le fournisseur, notamment celles générant des coûts supplémentaires et celles empêchant certains opérateurs économiques de répondre. Enfin, il convient d’exploiter les résultats du sourcing par l’établissement de comptes rendus. L’objectif est de présenter les résultats pour analyser le besoin (« challenger » le besoin) avec les prescripteurs et acteurs participant au projet achat en l’analysant à l’aune des informations collectées. Le but est de le faire évoluer vers la solution la plus économiquement performante au et de permettre au plus grand nombre de fournisseurs de se positionner.

À noter qu’en annexe au guide, une boîte à outils présente des exemples types destinés à guider l’acheteur dans son questionnement. Les documents d’aide ont été conçus comme des modèles opérationnels qui fournissent à l’acheteur un cadre de référence dont il peut adapter librement le contenu en fonction des spécificités de son projet achat.

Dominique Niay

Source : « Sourcing opérationnel : un guide de l’achat public à la disposition des acheteurs publics », Direction des achats de l’État, 5 mars 2019