Les lignes de conduite sont destinées à tous types d’acheteurs publics, et à toutes les organisations soumises au Code de la commande publique, ayant pour projet de mettre en œuvre une procédure de passation de marché public quelle qu’elle soit. Elles ont pour objectif de guider à la fois les directions de la communication, les services des marchés ainsi que des achats, vers des choix qui leur permettront de proposer une consultation plus responsable, mais aussi plus attractive et efficiente pour sélectionner leurs futurs titulaires.
Bien clarifier son besoin et envisager la procédure du concours
Pour évaluer les candidats, l’acheteur public peut demander un dossier de présentation détaillé : expertises, références similaires, compétences mobilisées, etc. Il peut également demander à chaque candidat comment celui-ci appréhende le besoin exprimé, la méthodologie et l’organisation qu’il entend mettre en place pour répondre aux besoins de l’acheteur. La technique d’achat du concours est la plus appropriée lorsque, pour sélectionner le titulaire, l’acheteur demande aux candidats une pré-exécution partielle des prestations à travers un travail de stratégie et/ou de création avant l’attribution du marché. Le concours permet d’indemniser les candidats pour le travail demandé par le versement d’une prime et de choisir le meilleur projet et le meilleur candidat après avis d’un jury.
Lorsque c’est nécessaire, notamment dans le cas où l’acheteur public demande un exercice spécifique, il est conseillé d’organiser la consultation en deux tours. Le premier pour présélectionner un nombre restreint de candidats, entre 3 et 5, sur dossier de présentation générique (références similaires, équipe et méthodologie, etc.). Le second pour éventuellement soumettre les candidats retenus à un exercice de conception stratégique et/ou créative, dans le but de sélectionner un gagnant. Cette organisation en deux tours permet de proposer une juste prime aux soumissionnaires non retenus ayant remis une réponse conforme, tout en maîtrisant son budget (car la prime est limitée à quelques candidats), mais aussi les impacts de la consultation. En outre, dès lors que la procédure le permet, il est conseillé de prévoir une rencontre, physique ou en visioconférence, avec les candidats. Cette discussion se justifie si elle facilite l’obtention d’éclaircissements sur l’offre proposée par le candidat, ou dans le cadre d’une négociation.
Préciser ses attentes dans le cahier des charges et favoriser la RSE
Chaque livrable demandé (deux propositions de logos, un exemple de plan d’action, trois propositions d’affiches, une maquette de la page d’accueil d’un site web…) sera pris en compte pour déterminer le montant de l’indemnisation. Il est nécessaire de proportionner le nombre de livrables attendus, sans minimiser pour autant le travail qu’ils nécessitent, dans le but de pouvoir s’abstenir du versement de la prime. Pour optimiser l’évaluation des candidats, il convient de bien définir et hiérarchiser ces critères de notation. Le document préconise de faire un critère à part entière et noté de la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) si elle concerne le marché. Cela permet de valoriser à la fois l’achat public responsable et les candidats qui mettent en œuvre leurs engagements éthiques, sans les désavantager au regard des éventuels coûts supplémentaires engendrés par ces actions. La RSE seule étant une notion trop générale, elle doit être appuyée par des considérations sociales et environnementales précises qui permettent d’être prises en compte pour l’attribution ou l’exécution d’un marché public.
Concernant les prix, il convient d’apporter aux candidats toutes les informations indispensables à leur définition. Il convient ainsi de dimensionner avec précision le bordereau de prix et de le réserver aux seuls besoins de la consultation et de préserver le poids relatif du critère technique au regard du critère du prix. Enfin, il est de l’intérêt de l’acheteur de prévoir une rémunération spécifique de la cession des droits pour des créations pérennes ou destinées à être fortement exposées ou diffusées (un logo, par exemple).
Source : Lignes de conduite pour des consultations publiques plus responsables et attractives
