L’ordonnance du 27 mars 2020 autorise les instances de dialogue social de la fonction publique à se réunir à distance pendant la crise liée au Covid-19, afin qu’elles continuent à se tenir au quotidien et dans des délais raisonnables (cf. encadré). Cette mesure s’appliquera jusqu’à expiration de l’état d’urgence sanitaire augmenté d’un mois. Concrètement, ce sont les modalités de l’ordonnance du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial à ces instances et le décret du 26 décembre 2014 sur les modalités d’organisation, qui s’appliquent.

Le président de l’instance peut convoquer les membres de l’instance selon trois modalités au choix : conférence téléphonique, visioconférence ou procédure écrite dématérialisée. La direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP), qui a publié une note détaillant les règles de ces réunions à distance, préconise toutefois de privilégier le téléphone ou la réunion audiovisuelle, car la procédure écrite peut être lourde. Elle recommande également de ne pas organiser de conseil de discipline pendant cette période afin que la procédure disciplinaire puisse se faire en présentiel.

Tenir ces réunions à distance poursuit deux buts : s’assurer du maintien d’un dialogue avec les représentants du personnel, ainsi que du recueil des avis nécessaires sur des projets de texte ou d’avis que ces instances auraient à examiner durant la période, au titre d’une consultation préalable obligatoire. Toutefois, les projets de texte liés à la propagation du coronavirus ou visant à répondre à des situations résultant de l’état d’urgence sanitaire sont exclus de ces consultations.

Lors de la première réunion à distance, il est recommandé de présenter aux membres les modalités pratiques de fonctionnement de la réunion et d’en rendre compte par écrit. Un compte rendu écrit peut en outre fixer, après débat au sein de l’instance, les modalités d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que celles selon lesquelles des tiers peuvent être entendus. Pour être valables, ces réunions doivent disposer d’un système d’identification des participants. L’administration doit s’assurer, au préalable, que tous les membres ont accès à des moyens techniques leur permettant d’y participer ; en cas d’incident technique, la réunion et la procédure de vote peuvent être reprises ou poursuivies dans les mêmes conditions. La moitié au moins des représentants du personnel doit être présente à l’ouverture de la réunion, avec les nécessaires adaptations requises pour une tenue à distance ; lorsque le quorum n’est pas atteint, une nouvelle réunion doit se tenir. Au cas où la composition serait incomplète (fin de mandat d’un représentant du personnel et impossibilité de procéder à son renouvellement, par exemple), et où l’instance devrait examiner un projet de texte sur des mesures urgentes, elle pourrait siéger valablement sans que les règles de quorum s’appliquent.

Pour les conférences téléphoniques et audiovisuelles, le président de séance doit pouvoir s’assurer de la présence des seules personnes habilitées et veiller à ce que chaque membre siégeant avec voix délibérative puisse participer effectivement aux débats. Le système doit donc lui retransmettre les signes d’un membre demandant la parole. Le président doit aussi s’assurer de la diffusion simultanée, à chacune des personnes participant ou assistant à la réunion, des propos tenus par l’une d’entre elles.

Marie Gasnier