Dématérialisation : un guide sur les bonnes pratiques de gestion des dépenses

Finances locales

Un guide de la DGFiP explique les bonnes pratiques de gestion des dépenses des collectivités et établissements publics, en vue de la dématérialisation globale de la chaîne de la dépense.

La direction générale des finances publiques (DGFiP) a publié un guide des bonnes pratiques de gestion des dépenses des collectivités territoriales*. Faisant suite à la charte nationale des bonnes pratiques de gestion des recettes des collectivités, élaborée en 2011 avec les associations nationales représentatives des ordonnateurs locaux, il recense les dispositifs destinés à optimiser le traitement des dépenses des collectivités territoriales. Objectif : accroître la dématérialisation des échanges entre ordonnateurs et comptables publics.

« Avec la dématérialisation, l’ordonnateur et le comptable ont une occasion unique de revoir leurs processus de traitement des dépenses, dans un souci d’efficacité et de qualité comptable », précise la DGFiP. L’entité publique peut ainsi limiter les coûts de gestion de ses dépenses1 – traiter une facture dématérialisée coûterait en moyenne deux fois moins cher qu’une facture papier – et améliorer ses relations avec les fournisseurs.

Entre le 1er janvier 2017 et le 1er janvier 20202, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoire pour les fournisseurs de l’État et des collectivités. Depuis début 2012, les collectivités qui le souhaitent peuvent déjà accepter les factures dématérialisées3.

Pour diminuer les coûts, il convient aussi de dématérialiser les pièces de dépenses – ordres de payer (mandats de dépense) et pièces justificatives (factures…) – adressées par l’ordonnateur au comptable public. S’il utilise le protocole d’échange standard d’Hélios version 2, obligatoire depuis le 1er janvier 2015, l’ordonnateur peut signer électroniquement ces pièces comptables. En supprimant la transmission papier à son comptable public, il réalise certaines économies : édition, manipulation, archivage…

Le service des archives de France du ministère de la Culture a précisé que le directeur des archives territorialement compétent pourrait délivrer un visa d’élimination aux collectivités qui ont numérisé les pièces justificatives papier (non nativement dématérialisés) avant transmission électronique (PESv2) aux comptables. Il faut pour cela que la numérisation se soit déroulée dans les règles de l’art et que les conditions d’un bon archivage soient réunies : traçabilité, intangibilité… La DGFiP autorise la conservation simple des factures numérisées, jusqu’à l’entrée en vigueur par étapes de l’ordonnance relative à la facturation électronique du 26 juin 2014.

Le projet Atlas, en cours d’élaboration, permettra aux collectivités d’archiver gratuitement leurs différentes pièces. L’ordonnateur doit aussi limiter les pièces justificatives qu’il transmet au comptable, en lui adressant simplement transmettre celles qui sont nécessaires à l’exercice de leurs contrôles.

Le comptable public aide la collectivité à adopter la solution technique la plus adaptée, avec l’appui éventuel d’un correspondant dématérialisation, expert de la direction départementale ou régionale des finances publiques.

Marie Gasnier

* Source :  Guide des bonnes pratiques de gestion des dépenses des collectivités territoriales et de leurs établissements publics

 


1. Voir l’estimation des gains liés à la dématérialisation des processus de facturation effectuée dans l’étude d’impact de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique

2. Loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises (article 1er, 2°)

3. Article 25 de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l’économie

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