La « full » dématérialisation entre en application au 1er octobre 2018

Passation des marchés

À compter du 1er octobre, l’acheteur doit être en mesure, sur un profil d’acheteur dédié, de déposer des avis de publicité, de mettre en ligne les documents de la consultation, de réceptionner les candidatures et les offres, d’échanger des documents et des informations avec les entreprises.

L’obligation de dématérialisation entre en vigueur pour les consultations lancées à compter de cette date. Sauf indication contraire dans les documents de la consultation, les entreprises peuvent donc répondre en format papier ou en format électronique pour les consultations lancées avant cette date. Cette dématérialisation totale n’est pas obligatoire pour toutes les consultations lancées ou répond à des conditions particulières en fonction du choix de la procédure retenue.

Le cas particulier des achats inférieurs à moins de 25 000 € HT

Les textes de la commande publique ne prévoient pas une obligation de dématérialisation pour les marchés dont le besoin est estimé à moins de 25 000 HT, c’est-à-dire en dessous du seuil de dispense de procédure. L’acheteur est donc libre de choisir de dématérialiser ces marchés, ou non. Toutefois, si la collectivité dispose d’un profil d’acheteur, elle peut l’utiliser et demander aux entreprises de l’utiliser. Par contre, dans le cadre de l’open data, elle n’est pas contrainte de publier les données essentielles de ces marchés.

Une mise en ligne des DCE partielle s’impose même en cas de procédure restreinte

Avant 2016, en procédure restreinte, le dossier de consultation n’était adressé, et donc connu, que des entreprises ayant été acceptées à l’issue de la phase d’appel à candidatures. Aujourd’hui, les documents de la consultation doivent être mis à disposition des opérateurs économiques dès la publication de l’avis de marché. Bercy précise cependant que « s’agissant des procédures restreintes, les documents de la consultation peuvent ne pas être complets lors de la publication de l’avis de marché En effet, en application de l’article 56 du décret du 25 mars 2016, la date limite de réception des offres, l’adresse à laquelle les offres doivent être transmises et la ou les langues autorisées pour leur présentation, la liste des documents à fournir au sein des offres et la pondération ou la hiérarchisation des critères pourront n’être communiqués qu’à l’occasion de l’envoi des invitations des candidats sélectionnés ».

Candidatures et offres « papier » peuvent être régularisées

Dans sa version 2 du guide pratique sur la dématérialisation, la direction des Affaires juridique du ministère de l’Économie et des Finances apporte des éléments nouveaux sur la question de la régularisation possible des candidatures et des offres qui ne seraient pas remises par voie électronique. Dans les deux cas, l’acheteur peut demander à tous les candidats ayant remis un pli papier de procéder à une régularisation par transmission des documents par voie dématérialisée et par la plateforme. Enfin, l’acheteur doit toujours être en capacité de recevoir des plis papier.

En effet, l’entreprise a toujours la possibilité d’envoyer une copie de sauvegarde au format papier ou au format physique électronique (clé USB par exemple). Par conséquent, l’acheteur doit maintenir une procédure permettant de recevoir ces plis papier (tenue d’un registre des dépôts, etc.) ou sur un autre support physique. Ces plis peuvent être transmis par la voie postale (une adresse postale doit donc être indiquée dans les documents de la consultation), mais aussi par remise directe, contre récépissé.

Dominique Niay

Source : Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs au 1er octobre 2018, DAJ, 2018

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