La carte d’achat est un moyen de paiement à autorisation systématique destiné aux agents publics. Il leur permet, dans la limite des segments d’achats définis en amont, de satisfaire leurs besoins récurrents et de faibles enjeux. Le décret du 27 mars 2023 indique dans quelles conditions sont arrêtées les dépenses susceptibles d’être réglées par ce dispositif. Il précise les modalités de paiement des entreprises financières émettant la carte d’achat et les règles d’élaboration du relevé d’opérations. Le dispositif concerne les entités publiques dotées d’un comptable public, les entreprises financières émettant des cartes d’achat, et enfin les fournisseurs de biens ou services payés par carte d’achat. Le décret du 27 mars 2023 abroge le décret précédent n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.
Un champ d’utilisation limité avec un contrat prédéfini
Les entités publiques peuvent recourir à la carte d’achat comme modalité d’exécution des marchés publics, à l’exception des marchés de travaux, sauf décision de l’acheteur motivée par des besoins d’entretien et de réparation courants non immobilisés. Elle ne peut pas non plus être utilisée pour les marchés conduisant à une comptabilisation des achats sur comptes de stocks et pour les marchés faisant l’objet d’une avance. Le contrat conclu entre l’entité publique et l’émetteur (établissement en mesure de proposer des services de paiement) stipule que chaque créance née d’une exécution par carte d’achat est portée sur un relevé d’opérations établi par l’émetteur.
Ce relevé d’opérations, transmis par voie dématérialisée, appuie la demande de paiement de l’émetteur adressée périodiquement à l’entité publique ou à son représentant. Le relevé d’opérations doit mentionner le nom ou la raison sociale de l’émetteur, le nom de l’entité publique débitrice et le numéro de compte dont il provient. Pour chaque créance née d’une exécution par carte d’achat portée par l’émetteur sur le relevé d’opérations, l’accepteur ou l’entité publique précise les informations qui sont identifiées, en fonction de chaque niveau de transaction de carte d’achat concerné.
Les utilisateurs doivent être clairement identifiés
L’entité publique procède à la désignation de chaque porteur (agent de l’entité publique, détenteur d’une carte d’achat) et définit les paramètres d’habilitation et de plafond de chaque carte. Le porteur commande le bien ou service payé par carte d’achat auprès des accepteurs (titulaire d’un marché public). Pour chaque utilisation de la carte, la demande d’autorisation émise par l’accepteur donne lieu systématiquement à un contrôle auprès de l’émetteur des paramètres d’habilitation et de plafond.
L’accepteur procède à la délivrance ou à la livraison des biens ou services commandés par le porteur et demande à l’émetteur le paiement de la créance née. L’entité publique fait créditer le compte tenu par l’émetteur du montant de la créance née et approuvée. L’exécution par carte d’achat éteint à l’égard de l’accepteur l’obligation ou la créance née du marché, y compris d’un bon de commande, et en clôture le délai de paiement. L’émetteur paye à l’accepteur toute créance née de l’utilisation de la carte d’achat dans le délai prévu entre l’entité publique et l’émetteur. Les conditions et modalités de fonctionnement du compte et les délais d’approbation des montants qui y sont inscrits sont fixés par le contrat conclu par l’entité publique avec l’émetteur. L’approbation s’appuie sur l’utilisation physique de la carte ou sur l’utilisation de données connues du seul porteur, la présence du porteur lors de la remise par l’accepteur des fournitures ou services commandés n’étant pas obligatoire compte tenu de la possibilité d’un achat à distance.
Texte de référence : Décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l’exécution de la dépense publique par carte d’achat
