Le Code de la commande publique impose, pour tous les acheteurs passant des marchés publics, le recensement des contrats dont le montant est supérieur à 90 000 € HT (conseillé en deçà), ainsi que leurs modifications (avenants) et les actes de sous-traitance. Les différentes modalités de transmission dématérialisées des données à l’Observatoire économique de la commande publique s’effectuent en ligne via l’application REAP (recensement économique des achats publics).

Le périmètre des contrats à recenser et modalités de transmission

Tous les marchés, marchés de partenariat et marchés de défense ou de sécurité, passés par les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrice, quelle que soit leur forme ou la technique d’achat utilisée (accords-cadres, marchés subséquents…) sont soumis à un recensement. Précisons que le seuil s’apprécie lot par lot, et non par procédure. Les marchés subséquents passés par une entité, dans le cadre d’un accord-cadre géré par une centrale d’achats ou d’un groupement de commandes géré par un coordinateur, doivent être déclarés, contrat par contrat, par l’entité qui notifie le contrat recensé. L’utilisation du formulaire de saisie des données est obligatoire. Ainsi, afin de déclarer ses contrats sous forme dématérialisée, l’acheteur doit demander la création d’un compte REAP et déclarer ses marchés au nom de l’entité qui passe le marché. Les acheteurs qui déclarent un grand nombre de contrats (plusieurs centaines par an) peuvent également recourir à la saisie des données via l’envoi de fichiers au format .xls ou .csv. Les acheteurs qui déclarent quelques contrats, ou plusieurs dizaines de contrats par an, peuvent effectuer leur saisie au rythme qui leur semble le plus adapté.

Des rubriques essentielles à renseigner

Afin de permettre aux acheteurs de saisir plus aisément le formulaire de recensement, le guide détaille chaque rubrique et indique comment les renseigner. L’année de notification est l’élément essentiel déterminant l’exercice annuel de recensement au titre duquel le contrat doit être déclaré. Peu importe la réalisation effective du contrat. Pour tous les contrats, un montant doit obligatoirement être saisi. Le montant du contrat doit correspondre au montant maximal hors taxes, sur la durée totale des annuités prévues, toutes phases et toutes tranches cumulées, toutes reconductions éventuelles incluses. Si le montant n’est pas connu au moment de la déclaration, il convient alors de déclarer une estimation, soit au regard des contrats précédents, soit en fonction d’une simple estimation des coûts. Pour un avenant, le montant à saisir doit correspondre à la différence entre le montant du contrat initial et le montant du contrat modifié.

Concernant le développement durable, des rubriques concernent spécifiquement l’introduction de clauses sociales ou environnementales. La dimension sociale est entendue au sens large, comme par exemple, l‘insertion des publics éloignés de l’emploi, la lutte contre les discriminations, notamment la promotion de l’égalité femme/homme, le respect des exigences éthiques (respect des droits de l’homme…) ou équitables, la performance dans la protection ou la formation des salariés, en lien avec la prestation commandée. Concernant l’environnemental, il convient de cocher la case clause « environnementale » si, sur la base de la définition du besoin, qui doit obligatoirement prendre en compte des objectifs de développement durable, l’intégration de considérations environnementales dans un marché public est matérialisée dans les conditions d’exécution. Cette information ne concerne pas les critères environnementaux utilisés pour juger et classer les offres si leur utilisation n’a pas pour conséquence d’entraîner l’inscription d’au moins une clause d’exécution dans le contrat. Ces informations sont nécessaires pour mesurer les objectifs du Plan national d’achats durables (PNAD).

Enfin, deux rubriques concernent spécifiquement la dématérialisation obligatoire des marchés supérieurs à 40 000 € HT. L’acheteur doit préciser séparément le nombre total de propositions reçues (quelle qu’en soit la forme) et le nombre de propositions dématérialisées reçues parmi le nombre total de propositions.

Source : Guide du recensement des contrats de la commande publique 2022, Direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, 2022