Commande publique : pourquoi et comment intégrer le Legal Design ?

Un levier stratégique pour une commande publique plus performante

Complexité excessive des documents, incompréhensions entre acteurs de l’achat public, digitalisation mal préparée : ces freins ralentissent et fragilisent la commande publique. Le Legal Design est une réponse concrète à ces défis. Il permet d’optimiser la rédaction des documents, de fluidifier la collaboration entre services et de structurer efficacement les processus, tout en valorisant les fonctions achats et juridique.

En clarifiant les attentes dès la définition des besoins et en structurant les documents de manière intuitive, le Legal Design réduit les erreurs, améliore la mise en concurrence et renforce l’attractivité des contrats publics. Il positionne l’acheteur public et le juriste comme des acteurs clés de la performance des organisations, leur permettant d’être reconnus comme des partenaires stratégiques.

Le Legal Design : une méthode de clarté et d’efficacité

Le Legal Design ne se limite pas au visuel ; il repose sur une approche fonctionnelle qui vise à rendre les documents juridiques lisibles, compréhensibles et opérationnels. Son application repose sur trois principes fondamentaux :

• Une approche utilisateur : une démarche centrée sur l’utilisateur et pas seulement le droit afin de gagner en efficacité.
• Un langage juridique clair : conforme à la norme ISO de juin 2023 sur le langage clair et simple qui permet de réduire les risques d’interprétation et de litiges.
• Une structuration efficace : des documents organisés, selon la logique de l’utilisateur, garantissent un accès rapide à l’information essentielle et une meilleure compréhension.

Le Legal Design permet de gagner en clarté pour tous les documents de la consultation (DC), qu’il s’agisse du règlement de consultation (RC), du cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ou du cahier des charges techniques particulières (CCTP). En  structurant ces documents selon une logique intuitive et en employant un langage juridique clair, il facilite leur compréhension par les opérateurs économiques, réduisant ainsi les risques d’erreurs et garantissant une exécution plus fluide des contrats.

Par ailleurs, le Legal Design contribue à une meilleure diffusion des règles et bonnes pratiques, via des formations adaptées et des communications internes plus engageantes. Les guides achats, souvent rédigés dans un langage trop juridique et peu accessible, deviennent des outils réellement opérationnels lorsque leur contenu est structuré selon une approche Legal Design.

Mieux travailler ensemble : acheteurs, prescripteurs et juristes

L’un des principaux freins à l’efficacité de la commande publique réside dans le cloisonnement des acteurs. Les prescripteurs définissent des besoins imprécis, les acheteurs doivent les reformuler, et les juristes imposent parfois des clauses standardisées inadaptées. Cette organisation en silo entraîne des pertes de temps et des frictions.

Grâce au Legal Design, il devient possible d’aligner les attentes et de fluidifier les échanges :

• Une définition des besoins plus précise, qui réduit les allers-retours entre services et assure une meilleure adéquation entre l’achat et l’exécution du marché.
• Une meilleure collaboration entre acheteurs et prescripteurs, avec des outils comme des checklists et guides pratiques, qui facilite la gestion des étapes clés du processus d’achat.
• Des contrats plus clairs et harmonisés, facilitant leur mise en œuvre et leur exécution, tout en garantissant une meilleure sécurité juridique.

Ce travail de simplification permet non seulement de réduire les erreurs et les contentieux, mais aussi d’améliorer l’expérience des entreprises qui répondent aux contrats publics. En favorisant la coopération, le Legal Design renforce l’influence des fonctions achats et juridique.

Cette méthode est également très utile pour le précontentieux et le contentieux.

Elle permet de gagner en impact dans ses écrits contentieux à une période où les magistrats, confrontés à une surcharge d’informations,  attendent des documents plus concis.

Elle s’avère précieuse pour la rédaction et l’analyse des réclamations. En rendant les demandes plus lisibles et en identifiant clairement les points de blocage, le Legal Design permet d’éviter des malentendus et de faciliter leur résolution. Les médiateurs et experts ont retenu particulièrement les documents bien synthétisés, clairs et visuels, leur permettant d’appréhender rapidement la situation et d’orienter plus efficacement les discussions.

Préparer la digitalisation avec le Legal Design

La digitalisation de la commande publique est incontournable, mais elle est trop souvent abordée à l’envers : on choisit d’abord un outil avant de structurer l’information et d’optimiser les processus. Résultat : les organismes choisissent des outils digitaux qui ne sont pas bien adaptés à leurs besoins. Je vois beaucoup d’argent et de temps perdus !

Le Legal Design constitue une étape clé avant toute transformation digitale :

• Il garantit des processus clairs, efficaces et adaptés aux utilisateurs avant leur automatisation, réduisant ainsi les erreurs et optimisant les résultats.
• Il facilite l’intégration des solutions d’intelligence artificielle générative, qui nécessitent des documents bien structurés pour fonctionner efficacement, en garantissant la qualité des données utilisées.
• Il réduit la charge cognitive des utilisateurs et améliore l’adoption des outils numériques, en rendant leur utilisation plus intuitive.

Adopter le Legal Design, c’est assurer une transition digitale réussie et pérenne.

Par où commencer ?

Pour intégrer efficacement le Legal Design dans la commande publique, je recommande les actions suivantes :

1. Sensibiliser et former les équipes : acquérir les bases du Legal Design à travers des formations adaptées aux métiers de la commande publique.
2. Expérimenter sur un projet pilote : appliquer cette approche sur un marché ou un document spécifique pour en mesurer les bénéfices concrets.
3. Structurer et simplifier les documents existants : réviser les RC, CCAP et CCTP en appliquant les principes du Legal Design.
4. Diffuser la méthode dans toute l’organisation : mettre en place des guides internes et des bonnes pratiques pour ancrer durablement cette approche.

Conclusion : un levier indispensable pour moderniser la commande publique

Le Legal Design ne se limite pas à une question de mise en forme ; il s’agit d’un véritable levier de transformation. En clarifiant l’information, en améliorant la collaboration entre acteurs et en préparant efficacement la digitalisation, il modernise la commande publique tout en renforçant son efficacité et son attractivité.

Les organisations qui l’adoptent constatent une réduction des erreurs, une meilleure mise en concurrence et une optimisation des ressources. Pour réussir cette transformation, il est essentiel d’être formé et accompagné afin d’acquérir les bonnes pratiques et d’assurer une mise en œuvre efficace et pérenne du Legal Design.

Le Legal Design est bien plus qu’un simple outil d’optimisation : c’est une approche qui valorise les fonctions achats et juridique, en renforçant leur rôle stratégique dans la transformation et la modernisation de la commande publique.

Sophie Lapisardi, Avocat spécialiste en droit public (Lapisardi Avocats), formatrice en Legal Design et legal designer (Lexclair)

Auteur :

Sophie Lapisardi

Avocat spécialiste en droit public (Lapisardi Avocats), formatrice en Legal Design et legal designer (Lexclair)