La gestion des tiers, un enjeu majeur pour les acheteurs publics ?

Exécution des marchés

La notion de tiers au sein des organismes publics est souvent associée à celle des citoyens et utilisateurs du service public tant l’ensemble des processus sont orientés dans leur direction. Pourtant les établissements publics représentent des entités, qui se démarquent par la spécificité de leurs missions, la diversité de leurs fournisseurs (entendu ici au sens de tiers) et par les enjeux de qualité, de disponibilité et de performance, tant technique qu’économique, auxquels ils font face.

Ainsi l’acheteur public se retrouve en responsabilité et potentiellement en risque face à des fournisseurs, distributeurs, prestataires, sous-traitants, consultants, freelances…

Dans un contexte réglementaire prégnant (lutte contre le travail dissimulé et fraude au détachement, RGPD, cybersécurité, loi Sapin 2, anticorruption, devoir de vigilance sur les droits humains et les libertés fondamentales, etc.), la gestion des tiers est une obligation. Les contrats doivent être réalisés en propre par les services achats ou souscrits auprès, notamment, de centrales d’achat dites intermédiaires.

Les centrales d’achat grossistes, telles que l’UGAP, sont, en tant que signataires du contrat, responsables de l’exécution, de l’évaluation préalable et de l’évaluation continue des tiers. Une valeur ajoutée trop souvent mésestimée, entre autres, par les hôpitaux dans leur choix entre les opérateurs d’achats hospitaliers nationaux.

Bien dissocier l’évaluation préalable et évaluation continue

Trop souvent, les relations avec les tiers s’entendent au sens du Code de la commande publique, comme l’ensemble des obligations liées à la procédure de marché public (phase candidature, offre et attribution). Les déploiements du dispositif MPS (marché public simplifié ou du programme “Dites-le nous une fois”) et du DUME (dossier unique de marché européen) ont d’ailleurs pu induire en erreur de nombreux donneurs d’ordre sur ce sujet.

La gestion des tiers nécessite d’avoir une approche plus large et d’inclure, ainsi, l’évaluation préalable (avant que la relation ne soit formellement engagée) et l’évaluation continue.

Les risques pesant ainsi sur les fournisseurs, et in fine sur les acheteurs, sont nombreux. Ce sujet a fait l’objet d’une étude en 2018. Elle évoque les risques prégnants suivants : interruptions d’activité, incidents cyber, incendie, explosion mais aussi évolutions législatives et réglementaires. Il suffit à titre d’exemple de citer l’impact du nouveau marquage CE sur les entreprises du secteur médical. Une évolution susceptible d’amener à la disparition prochaine de dispositifs médicaux du marché européen ! Par conséquent, beaucoup d’événements peuvent se passer en quatre années de marché !

Une évaluation continue trop souvent absente des processus achats

Si l’acheteur maîtrise généralement bien l’évaluation en cours de procédure, son faible niveau d’intervention dans l’exécution des contrats l’éloigne naturellement de nombreux évènements : ceux propres à l’entreprise (liquidation, joint-venture, changement de statut, coordonnées bancaires, qualifications, assurances…) ou à la relation contractuelle (sous-traitance, dépendance économique…).

L’évaluation continue impose donc la mise en place d’un processus de suivi basé sur le principe PDCA (collecte d’informations et de documents, vérification et mise à jour périodique, mécanismes d’alertes et indicateurs, audit pour les fournisseurs à risque).

La gestion des tiers, un projet avant-tout !

La démarche évoquée doit ainsi être considérée par la direction Achat et plus largement par la direction générale de l’entité publique comme une démarche qualité.

Les pressions fortes notamment exercées par les obligations dites réglementaires peuvent conduite à la mise en place de processus de gestion des tiers inadaptés voir contre-productifs.

L’acheteur public peut ainsi, sous prétexte de se protéger, alourdir considérablement ses relations avec les fournisseurs (documents, mises en demeure, relances…) conduisant in fine potentiellement les entreprises soit à intégrer dans leurs coûts et donc dans les prix ces contraintes, soit de manière radicale à ne plus répondre aux procédures de marchés publics concernées.

Qu’elle soit opérée en interne ou externalisée, la gestion des tiers nécessite donc un travail approfondi sur la relation acheteur-fournisseur.

Comme en témoigne Antony Damour, directeur commercial de la société e-Attestations dans son article intitulé « Accompagner la compliance dans des organisations complexes », « nous concentrons nos efforts sur la communication avec les fournisseurs avant et pendant le projet. Cet accompagnement apprécié et reconnu par nos clients, participe grandement à la réussite du projet ».

Conclusion

Les risques pesant sur le directeur d’un établissement public sont nombreux et s’échelonnent entre risques contractuels (ex : IBAN), compliance et RSE (ex : dépendance économique), métiers (ex : qualifications professionnelles), réglementaires (ex : assurances) et pénaux (ex : déclaration de détachement).

Les établissements de santé semblent ainsi, par exemple, les plus en retard sur le sujet alors qu’ils sont probablement davantage exposés. Ces derniers devraient ainsi emboîter le pas aux autres acteurs publics en avance sur ces sujets essentiels notamment parcequ’ils ont su optimiser leurs données et externaliser leur gestion des tiers. L’UGAP, tout comme par exemple, l’Andra, la ville de Paris, Nantes Métropole Habitat, Pôle emploi, Toulouse Métropole ou encore la ville de Marseille ont fait le choix de la société e-Attestations pour leur gestion des tiers.

Le recours à un tiers pour la gestion des tiers semble ainsi indispensable. Une résolution à intégrer par les acheteurs en ce début d’année 2020 !

Sébastien Taupiac,
Directeur Santé à l’UGAP

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