L’article 69 de la loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles a institué l’entretien professionnel en lieu et place de la notation. Le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux rend obligatoire, pour l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux, l’entretien professionnel, en lieu et place de la notation. Il fixe les modalités selon lesquelles il est réalisé par le supérieur hiérarchique direct ainsi que les conditions dans lesquelles il en est tenu compte pour l’avancement des agents.

Raison d’être des entretiens professionnels

L’entretien professionnel permet aux agents de prendre en charge activement l’individualisation de leurs parcours, de comprendre les objectifs collectifs et individuels et d’exprimer leurs souhaits et des remarques sur leur travail pendant un temps de qualité. Il permet au responsable hiérarchique direct de faire le point sur le travail de ses collaborateurs et de leur donner la reconnaissance de leur contribution.

L’entretien professionnel constitue un temps d’écoute privilégié pour que les agents s’adaptent à l’évolution de leur poste de travail et développent de nouvelles compétences. Les chefs de service ou directeurs peuvent y diffuser les objectifs généraux de la structure d’emploi. Ils y affirment leur connaissance du potentiel des agents de leur structure.

Grâce aux entretiens professionnels, les employeurs publics disposeront d’une photographie des ressources humaines pour prendre les décisions cohérentes en matière de gestion prévisionnelle par exemple. Cet outil leur est aussi utile pour avoir des éléments d’arbitrage sur les évolutions possibles des agents. Il leur permet d’établir des liens entre les projets d’organisation et le développement des compétences.

L’entretien professionnel doit permettre de définir des objectifs

L’entretien professionnel propose à l’agent évalué des résultats à atteindre dans un délai fixé avec des moyens préalablement déterminés. Ce résultat doit être observable et mesurable. Définir des objectifs permet de mesurer les apports effectifs de chaque collaborateur à l’organisation et l’évolution de ses compétences. Le collaborateur recevra, le plus possible en amont de l’entretien, toutes les informations nécessaires pour élaborer ses propres objectifs professionnels pour l’année à venir.

Lors de l’entretien le responsable et le collaborateur déterminent ensemble les objectifs à venir ainsi que les actions à mettre en place pour les atteindre (formation). Un plan d’action commun pour atteindre les objectifs fixés. Il est souvent utile d’effectuer des entretiens de suivi en cours d’année pour vérifier que les objectifs sont toujours d’actualité, les revoir si nécessaire et vérifier que le collaborateur suit son plan d’action.

Si le collaborateur rencontre des difficultés, le responsable va l’aider à réfléchir, à trouver des ressources et des solutions pour les résoudre. Dans ce cas, il peut y avoir autant d’entretiens de suivi que nécessaire. Lors de l’entretien de bilan en fin d’année, les résultats obtenus seront validés et des leçons utiles pour l’année suivante en seront tirées. Il est bien entendu possible de fixer des objectifs collectifs.

La conduite des entretiens nécessite cependant que les responsables soient formés en amont, mais cette formation est malheureusement souvent absente faute de moyens et de temps suffisant.