Un des outils de structuration de la démarche d’achat responsable pour les collectivités est le SPASER (Schéma de promotion des achats publics socialement et écologiquement responsables). À compter du 1^er janvier 2023, tout acheteur public (environ 300 collectivités) dont le volume annuel d’achats excède 50 millions d’euros (loi Climat et Résilience) doit élaborer un tel schéma qui définit les objectifs de passation des marchés publics comportant des éléments à caractères socio-environnementaux ainsi que les modalités de leur mise en œuvre et de leur suivi annuel.

Impulser et co-construire la démarche de labellisation RFAR

La première étape est d’informer et de convaincre les décideurs, en particulier les élus et le directeur général des services de l’intérêt de s’engager dans ce parcours de labellisation des achats responsables. La sensibilisation de ces acteurs clés aux enjeux et aux bénéfices à long terme d’une démarche d’achats responsables est indispensable pour leur adhésion au projet. Il sera également nécessaire de les impliquer tout au long du projet en les informant sur les actions envisagées et en les associant aux phases de concertation. Pour convaincre les élus de se lancer dans ce parcours, la démarche doit être présentée de façon simple, concrète en insistant sur les bénéfices tangibles – par exemple la réduction du nombre d’appels d’offre infructueux – car la décision politique doit avoir du sens.

L’action doit permettre de donner une image responsable et innovante du territoire et de ses élus (répondre aux aspirations des citoyens en matière de dépense publique et donc de marchés et d’achats durables avec impact positif répondant ainsi aux enjeux climatiques, concrétiser les démarches d’insertion sociale par l’activité économique, accompagner le développement des entreprises et du territoire,…). Il s’agit également d’optimiser les coûts globaux (lutte contre le gaspillage, raisonnement en coût global, économie circulaire…) et de respecter et anticiper la règlementation en matière d’achat durable. Pour ce faire, il est important de rédiger une lettre de mission pour le chef de projet afin de fixer des objectifs, des moyens et des échéanciers clairs pour chacun. Cette lettre sera signée par le Président, un Vice-Président, le DGS ou le DGA.

Identifier les acteurs clés de la transformation des pratiques d’achat

S’engager dans une démarche de labellisation va impliquer une conduite du changement notamment en interne portant sur l’adaptation de l’organisation afin qu’elle réponde aux attentes de transparence et d’écoute de l’écosystème. À ce titre, l’une des priorités va porter sur les conditions d’une écoute active des fournisseurs. Certaines actions sont souvent largement mises en œuvre par les collectivités, par exemple en matière de sourcing, d’informations des fournisseurs sur la programmation des achats ou de suivi de la qualité d’exécution des marchés.

Le guide préconise la désignation d’un médiateur « relations fournisseurs » dont la mission est de faciliter et de promouvoir le dialogue, de prévenir et de purger les éventuelles difficultés rencontrées avec les fournisseurs. Comme tout projet de transformation ou de conduite de changement, la phase de pilotage est nécessaire et impérative. La gouvernance de pilotage doit s’adapter en fonction du niveau d’avancement dans la démarche de labellisation. Dans un premier temps, seul un pilotage très opérationnel (via un « Comité du Label RFAR ») visant à remplir les conditions du référentiel du label sera prioritaire. Dans un second temps, à partir de la labellisation de l’organisation, un pilotage politique sera constitué et le Comité du Label RFAR pourra se transformer en Comité « achats responsables » regroupant à la fois le suivi des actions du SPASER et du label, par exemple.

Labelliser ses marchés publics

Les critères du référentiel du Label RFAR comportent plusieurs références spécifiques aux conditions dans lesquelles les collectivités sont amenées à passer concrètement leurs marchés. Il s’agit en particulier d’intégrer les spécifications RSE dans le cahier des charges et les performances RSE des fournisseurs et d’apprécier l’ensemble des coûts du cycle de vie. Ces critères du Label RFAR sont naturellement à apprécier dans le respect de la règlementation des marchés publics, notamment au regard des grands principes de la commande publique de liberté d’accès et d’égalité de traitement des entreprises.

Enfin, le guide rappelle qu’en 2026, la prise en compte de l’environnement sera obligatoire pour tous les marchés. De même, sauf exceptions, pour les marchés de travaux inférieurs à 6 mois : la prise en compte de considérations relatives au domaine social ou à l’emploi sera obligatoire pour les marchés formalisés.

Source :  La démarche de labellisation RFAR des acheteurs publics ou comment le label RFAR facilite le pilotage de votre SPASER, Guide du Médiateur des entreprises, octobre 2022