Une pratique facteur de performance des procédures d’achat
Le guide, accompagné d’annexes et d’une boîte à outil, a pour objet de constituer un cadre de référence commun pour les acheteurs publics en matière de sourçage (ou sourcing). Il permet également aux entreprises de mieux connaître les objectifs des acheteurs publics. Il est entièrement consacré au sourçage opérationnel, réalisé en amont d’un projet d’achat ou d’une consultation spécifique, et ne traite pas du sourçage stratégique réalisé dans le cadre d’une veille plus large. Loin de la fausser, le sourcing permet de faciliter la concurrence la plus large, sous réserve d’être organisé dans des conditions qui respectent les principes fondamentaux de la commande publique. Il s’agit des actions de recherche de fournisseurs et d’évaluation de leur capacité à répondre aux besoins du pouvoir adjudicateur en termes de coûts, qualité, innovation, exigences environnementales et sociales, délais. Ces actions sont menées en amont de la finalisation des documents de la consultation. Les résultats de ces études et échanges préalables sont utilisés par l’acheteur pour formuler un besoin adapté à l’état de l’art et le plus sobre en ressources possibles et ainsi accroître la performance achat. Le sourçage constitue ainsi un outil d’aide à la décision. Pour mesurer la performance de l’acte d’achat liée au sourçage après notification du marché, les résultats positifs du sourçage peuvent également être utilisés comme un indicateur de performance de l’achat réalisé et valoriser ainsi l’action de l’acheteur lors du sourçage. Enfin, une attention toute particulière doit être portée sur les questions en relation avec les droits de propriété intellectuelle. En effet, de nombreuses prestations donnent lieu à la livraison de réalisations pouvant être protégées par des droits de PI : logiciels, sites web/applications numériques, solutions innovantes, formations, études préalables, campagnes de communication, logos/chartes graphiques, photographies, illustrations, vidéos… Pour l’acheteur, l’enjeu est de disposer des droits suffisants pour son besoin et d’obtenir un juste équilibre entre les besoins opérationnels et les réalités du secteur.
Organiser les échanges fournisseurs et les informations communicables
En fonction de la complexité du projet d’achat et de son volume financier, l’acheteur organise une série d’entretiens en présentiel ou en visioconférence avec le panel de fournisseurs identifiés, ou réalise ces entretiens par téléphone. La traçabilité des échanges est assurée par l’établissement d’un compte-rendu écrit. Les entretiens en présentiel sont privilégiés dans la mesure du possible en fonction des enjeux du projet d’achat. Les échanges peuvent également se dérouler par l’envoi de questions par mail. Les échanges visent à comprendre comment fonctionne le marché fournisseur et à identifier les spécifications techniques qui constituent des contraintes pour le fournisseur, notamment celles générant des coûts supplémentaires et celles empêchant certains opérateurs économiques de répondre. Le niveau d’information donné aux entreprises rencontrées doit se limiter aux seuls éléments permettant de comprendre a minima le besoin général ainsi que le contexte dans lequel il s’inscrit. Les informations qu’il est possible de communiquer sont notamment : la volumétrie des futures commandes (quantités, estimation du budget), le calendrier prévisionnel de la procédure, le périmètre administratif et géographique, la durée, le type de procédure envisagée (par exemple la procédure avec négociation). Le guide précise le formalisme de l’invitation. Afin de garantir la traçabilité, l’invitation se matérialise par un courriel envoyé dans un délai raisonnable avant la date fixée pour l’entretien, déterminé en fonction des informations demandées au prestataire. Le message fixe le cadre de l’échange : date et heure, lieu, temps imparti et limite de l’échange aux thèmes abordés dans le questionnaire joint à l’invitation. De manière générale, il est préférable d’éviter les périodes de fortes contraintes ou de moindre activité, comme les périodes de congés. Pour être pleinement efficaces, les entretiens doivent intervenir après une première réflexion sur le besoin : l’acheteur et les prescripteurs doivent avoir une idée générale du projet d’achat (objet, périmètre, identification des contraintes qui pourraient peser sur les fournisseurs…). L’objectif est d’orienter les échanges vers le besoin et non d’écouter une présentation commerciale standardisée. L’acheteur anime les échanges sur la base du questionnaire envoyé en amont. L’expression fonctionnelle du besoin, axée sur les résultats à atteindre et non sur les moyens pour y parvenir, permet notamment de découvrir de nouvelles solutions et de développer l’innovation. L’acheteur doit veiller à assurer la traçabilité des échanges avec le fournisseur quel que soit le degré de formalisme de ceux-ci. À ce titre, le guide propose une boîte à outils de modèles d’invitation et de grilles d’entretiens fournisseurs en fonction du secteur d’achat.
Dominique Niay
Source : Le sourçage opérationnel, Direction des achats de l’État, décembre 2025
