La structure du document est chronologique, afin de traiter le circuit de facturation et de paiement dans toute la vie du marché. Le guide rappelle notamment la règle essentielle du paiement aux entreprises de travaux des sommes qui sont validées, y compris à titre provisoire, par le maître d’œuvre et le maitre d’ouvrage. Enfin, en cas de désaccord sur les montants, les acteurs sont incités à privilégier les dispositifs de règlement amiable, sans attendre la validation du décompte général et définitif du marché.

Adopter de bonnes pratiques dans la rédaction des marchés et en début d’exécution du marché

Le maître d’ouvrage (MOA) doit prévoir un circuit de règlement et des délais de vérification des demandes de paiement adaptés à la complexité des marchés pour assurer le respect des délais légaux de paiement, notamment lorsque sont associés des maîtrises d’œuvre externes (MOE) ou des assistants à maîtrise d’ouvrage (AMO). Il est nécessaire d’établir une bonne articulation entre les marchés de MOE et de travaux, et d’identifier un interlocuteur unique pour le suivi du paiement. Enfin, comme le prévoit l’article R. 2191-2 du CCP, les acheteurs non soumis à l’obligation de verser des avances peuvent faire volontairement le choix d’appliquer à leurs marchés les dispositions réglementaires sur les avances, compte tenu des avantages économiques qu’elles procurent notamment pour l’accès des PME aux marchés publics. De même, les maîtres d’ouvrage peuvent majorer le taux minimal des avances compris entre 5 et 30 % dans les conditions prévues aux articles R. 2191-8 et R. 2391-5 du CCP. Le recours à ces facultés est fortement recommandé.

Concernant l’exécution, le maître d’ouvrage organise et participe à une réunion de démarrage, en présence du titulaire, du maître d’œuvre, de l’assistant à maîtrise d’ouvrage, le cas échéant, et des services en charge de la facturation et de la comptabilité. Elle a notamment pour objet de présenter le processus de facturation et les pièces justificatives associées (ordres de service, avenants pour les travaux supplémentaires ou modificatifs, procès-verbal de réception des travaux, procès-verbal de levée des réserves pour rembourser les retenues de garantie non cautionnées et restituer les cautions ou garanties à première demande…). Cette réunion est également l’occasion de rappeler le circuit de facturation, de la demande de paiement jusqu’au règlement, y compris les modalités de gestion et de transmission des factures applicables aux cotraitants et sous-traitants : projet de décompte, état d’acompte, décompte général, décompte général et définitif. À l’occasion de cette réunion de démarrage, il est recommandé de formaliser une « fiche d’identité du marché » partagée, présentant les acteurs associés au marché. Cette fiche permet également de formaliser le circuit de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quels types de documents et quelles sont les informations à saisir (SIRET, numéros d’engagement juridique, codes services, cadres de facturation…), l’identification des acteurs (titulaire, MOE, MOA, sous-traitant à paiement direct, service financier) et leurs modalités d’intervention sur Chorus Pro.

Des recommandations pour respecter les délais de paiement

Il est recommandé que le maître d’ouvrage prévoie dans le marché du maître d’œuvre que ce dernier répond aux sollicitations des titulaires dans des délais encadrés et organise, en cas de carence de sa part, une procédure palliative (mise en demeure, pénalités, traitement des sollicitations par ses propres services…) et, le cas échéant, une procédure de validation tacite. Le titulaire doit solliciter les constats contradictoires nécessaires auxquels le maître d’ouvrage doit répondre dans les meilleurs délais (article 11 CCAG Travaux). Le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre (après validation par le maître d’ouvrage) délivre et valorise les ordres de service de prestations modificatives avant tout commencement d’exécution de ces prestations modificatives. Pour les marchés d’une certaine durée ou les grands projets, il est particulièrement conseillé d’organiser des points d’avancement avec l’ensemble des intervenants concernés afin de résoudre notamment les questions relatives aux évolutions de rémunération, délais et instruction des réclamations et leur traduction financière. Concernant la facturation électronique, le portail gratuit de service de facturation Chorus Pro, mis à disposition par l’État, doit obligatoirement être utilisé pour la transmission des pièces. Pour le circuit de notification des documents, l’ordonnateur (MOA) effectue des vérifications pour le mandatement, puis le comptable public met en paiement après contrôles réglementaires. Pour contrôler l’exactitude de la liquidation du montant de la dépense, le comptable public s’appuie sur toutes les pièces produites à l’appui de celle-ci, qu’elles soient contractuelles ou comptables. Le comptable public s’intéresse aux éléments en lien avec les modalités d’exécution financière du marché comme la retenue de garantie, le prix et la forme du prix, la variation des prix et les pénalités. Concernant le solde, le guide décrit toutes les étapes et les différents intervenants allant de la présentation du décompte final jusqu’à l’établissement du décompte général et définitif.

Source : Guide de l’OECP sur les bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux, septembre 2024