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Guide pratique pour faciliter l’accès des TPE/PME à la commande publique

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L’Observatoire économique de la commande publique a mis en ligne un guide qui a pour objectif de poursuivre la démarche de facilitation de l’accès des TPE/PME à la commande publique, dans un contexte d’évolution normative, mais également de transformation numérique.

Guide pratique pour faciliter l'accès des TPE/PME à la commande publique

Le document a également pour ambition, d’une part, de consolider le « réflexe PME » des acheteurs, qui doivent adapter leurs consultations afin que celles-ci soient réellement accessibles à tous types d’entreprises et favoriser ainsi la concurrence, et, d’autre part, d’accompagner les opérateurs économiques vers une bonne appréhension des potentialités offertes par la commande publique. L’OECP fait le constat que la part des PME titulaires est stable aux alentours de 30 % du montant total des marchés, bien qu’elles représentent 60 % du nombre total des marchés passés. Ce phénomène peut s’expliquer notamment par un manque d’attractivité du secteur public (perçu comme complexe) et par l’emploi de clauses contractuelles standards, parfois inadaptées à des petits opérateurs et donc dissuasives.

Développer le sourcing pour une meilleure adéquation de l’offre et de la demande

Une bonne analyse du besoin et, par suite, sa définition dans les documents de la consultation sont une garantie de la bonne compréhension et donc de la bonne exécution du marché public par le futur titulaire. Lors de cette phase préalable, l’acheteur peut réaliser un sourcing des solutions et des fournisseurs potentiels. Il traduit ensuite le besoin dans un document contractuel, le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), auquel les opérateurs économiques sont tenus de se conformer. Au contact des entreprises, l’acheteur sera en mesure de vérifier que ses exigences en termes de qualité, coûts, délais, performance environnementale ou sociale, etc. sont proportionnées par rapport aux capacités et aux contraintes du secteur concerné, qui peuvent évoluer. En appréhendant le modèle économique des fournisseurs et en adaptant le cas échéant la structure contractuelle du futur marché, l’acheteur limitera le risque d’inadéquation de l’offre et de la demande et donc de coûts trop élevés, de sur-qualité ou d’infructuosité. Même s’il n’existe pas de méthode universelle de sourcing, le guide présente 11 recommandations dans un esprit de transparence mais aussi de souplesse, et à adapter selon l’objet du marché.

En outre, une réflexion sur une définition fonctionnelle du besoin doit permettre à l’acheteur de stimuler la concurrence (renouvellement du vivier des fournisseurs) et d’améliorer le rapport qualité/prix des prestations, en évitant par exemple de prescrire par répétition un certain niveau de qualité qui ne serait plus nécessaire ou conforme aux usages. Enfin, l’acheteur doit envisager les prix planchers et plafonds pratiqués par les entreprises pour le niveau de qualité voulu. En fonction des types de marchés, il peut ainsi évaluer le montant approximatif de l’achat qui lui permettra d’apprécier les offres des opérateurs (et de détecter le cas échéant une offre anormalement basse).

Adapter sa consultation pour rendre accessible ses marchés

L’allotissement permet de susciter la plus large concurrence entre les entreprises et leur permettre, quels que soient leur taille ou leur degré de spécialisation, d’accéder directement à la commande publique. En termes de délais de remise des offres, une attention particulière doit être portée à la fixation de délais adéquats dans le contexte de la dématérialisation de la passation des marchés. Les délais de procédure ne sont pas seulement utiles à l’élaboration d’offres économiquement avantageuses, mais constituent également un temps de recherche de partenaires. En effet, les entreprises peuvent être amenées, notamment parce que la réponse nécessite de s’adosser à d’autres compétences, à candidater en groupement d’entreprises ou à rechercher des sous-traitants dans certains domaines. Concernant les opérations de sélection, Il est recommandé de solliciter des niveaux de qualification au stade des candidatures, plutôt que des CV, dès lors qu’une relation intuitu personae n’est pas fondamentale à l’exécution des prestations. En effet, sans assurance d’obtenir le marché, les candidats ne peuvent garantir que des personnels nommément désignés seront disponibles à la date d’exécution des prestations, souvent des mois après la consultation.

Concernant l’analyse des offres, les critères de choix des offres et leur pondération doivent être suffisamment précis pour ne pas laisser à l’acheteur un choix arbitraire, incompatible avec les principes d’égalité de traitement et de transparence. Pour que le recours à une pluralité de critères soit pleinement effectif, leur pondération (et sous-critères éventuels) doit être en réelle adéquation avec le niveau de qualité attendu et ne pas masquer une sélection réalisée majoritairement par le prix. Enfin, l’acheteur peut réfléchir à une plus grande ouverture aux variantes pour permettre, d’une part, aux entreprises de faire valoir leur savoir-faire et leur capacité d’innovation et, d’autre part, aux administrations d’optimiser la réponse à leurs besoins par des procédés alternatifs plus performants, qui n’ont pas nécessairement été envisagés au départ.

Source : Guide pratique « faciliter l’accès des TPE/PME à la commande publique », Observatoire économique de la commande publique, janvier 2022,